É um confiável conjunto de padrões de atividade que podem ser repetidos por uma organização simétrica de recursos, regras, informações, fluxo de informações. Agrupados em um processo de trabalho que pode ser documentado e ensinado.

Seqüência de passos necessários para que se possa atingir a automatização de um processo de negócio, de acordo com um conjunto de regras definidas.

Conceitos

Workflows podem ser relacionados com vários conceitos nos campos que estudam a natureza do trabalho. O termo workflow é mais comumente utilizado na indústria, onde pode possui significados especializados:

Processos: processo é uma noção mais específica do que um workflow, e pode ser aplicado tanto a processos físicos quanto biológicos, por exemplo. No contexto dos conceitos relacionados ao trabalho, um processo pode se distinguir de um workflow pelo fato de possui mais bem definidas as razões, as entradas e as saídas. Enquanto a noção de workflow pode ser aplicada sistematicamente para qualquer padrão de atividade.

Planejamento e Scheduling: Um plano é a descrição da lógica necessária e o parcialmente ordenado de um conjunto de atividades requeridas para atingir um determinado objetivo dadas as condições.

O Workflow pode ser visto como uma realização dos mecanismos requeridos para executar o mesmo plano várias vezes.

Motivação

Workflow é considerado um fenômeno moderno. Embora existam vários exemplos de organização racional nas realizações históricas de povos antigos, como a construção das pirâmides, a idéia de separar o trabalho de quem estuda a natureza de como o trabalho será realizado e que organizaria este trabalho de uma forma melhor, é uma idéia moderna que muitos a atribuem ao filósofo escocês Adam Smith, através a obra publicado no século XVIII: The Wealth of Nations.

Smith se opunha aos conceitos da economia mercantilista, economia este que previa o acúmulo de reservas em metais preciosos como base para sucesso econômico da sociedade. Para Smith a essência era o trabalho, e que a divisão de trabalho teria um grande aumento na produção.

Um exemplo usado por Adam Smith foi a fabricação de pinos. Um trabalhador poderia fazer somente 20 pinos por dia. Mas se dez pessoas dividisssem os quase 80 passos necessários para fazer um pino, eles poderiam fazer um total de 48.000 pinos em um dia.

Características e fenômenos

Criação do Modelo: Problemas do Workflow podem ser modelados e analizados usando gráficos.

Medição: Muitos conceitos usados para mensurar os sistemas de agendamento em operações de pesquisa são úteis para mensurar workflows gerais.

Componentes de workflow

Um workflow geralmente é descrito usando uma técnica de diagramação formal ou informal, mostrando os fluxos entre os passos do processamento. Um único passo de processamento ou componentes de um workflow podem definidos em três tipos básicos de parametros:

Descrição de entrada: a informação, material ou energia necessaria para completar o passo.

Regras de mudança, algoritmos, que podem realizados por atribuições humanas ou máquinas, ou uma combinação.

Descrição de saída: a informação, material ou energia produzida pelo passo e que prove a entrada para o próximo passo.

Os componentes só poderão ser plugados um ao outro se a saída de primeiro componente possuir a entrada mínima necessária para o próximo componente. Desta forma, a parte essencial da descrição de um componente foca somente na entrada e saída e que são descritos em termos de tipo de dados e a semântica dos dados (significado).

Os algoritmos e as regras somente precisarão ser incluídas quando existir muitas alternativas ou caminhos para tranformar um tipo de entrada em um tipo de saída.

Quando os componentes não são serviços locais e são chamados através de uma rede, como através de Webservices, caracteristicas como QoS, disponibilidade e etc precisam ser consideradas.

Workflow Application

Uma programa workflow é onde vários programas, componentes e pessoas devem se envolver no processamento das informações para completar uma instância de um processo. Um exemplo seria considerar uma ordem de compra que se move atraves de vários departamentos para autorização e uma eventual compra. As ordens podem ser tratadas como mensagens, que são colocadas em várias filas para processamento. Um processo workflow envolve constantes mudanças e correções. Componentes novos poderiam ser introduzidos na operação sem nenhuma alteração de código.

Existem duas formas de construir aplicações workflow:

Liguagem workflow – linguagem própria, define todas as iterações homem-máquina e de software.

Biblioteca (API) – bibliotecas ou interfaces para abstrair somente a coordenação do trabalho.

Linguagem Workflow

É uma linguagem própria e dedicada que descreve todo o fluxo do workflow. Desde descrever as entradas e saídas de cada ponto no workflow, como também todos os fluxos alternativos do negócio. Geralmente as linguagens workflow possuem uma notação gráfica ou xml. Para cada ponto do workflow é possível configurar uma lista de Handlers para cada mudança do trabalho.

Algumas linguagens de workflow são:

• XPDL
• YAWL
• SCUFL
• Wf-XML

Biblioteca (API)

Forma onde uma aplicação de workflow é desenvolvida usando linguagem de programação em conjunto com bibliotecas que capturam a abstração de coordenar a coordenação das tarefas do sistema.

Exemplos:

• Windows Workflow Foundation
• Workflow OSID

Também é possível usar linguagens desenvolvidas para BPM (Business Process Modeling) para construir workflows. Contudo, para atingir o objetivo de especificar um workflow, as notações precisam ser ajustadas para capturar o tráfego de informações, definição de rotinas entre outros.

O principal problema de usar notação BPM é que este foi criado com a intenção de capturar os processos de negócio em um alto nível de abstração, ao contrário de disso, os Workflows considera um nível de detalhes alto o suficiente para possibilitar sua execução.

Referências:
Wikipedia – Adam Smith
Wikipedia – Workflow
Workflow Patterns